I documenti, sia cartacei che elettronici, svolgono un ruolo fondamentale in qualsiasi attività commerciale. La gestione di questi può essere un compito difficile, ecco perché adottare un software documentale per l’azienda può portare ad avere vantaggi organizzativi, come la disponibilità 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 da qualsiasi parte del mondo.
Il sistema di gestione dei documenti è conosciuto anche come DMS ed è un sistema digitale programmato per organizzare e gestire documenti fornendo all’utente la possibilità di accedere, modificare e archiviare centralmente i documenti. L’utilizzo di un DMS in genere aiuta a ridurre il tempo e il denaro spesi quotidianamente per ogni documento.
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Sono sette i vantaggi principali dati dall’installazione di un sistema di gestione dei documenti
1. Con l’utilizzo di DMS i documenti di prodotti, reclami, contratti, fornitori, sia correnti che archiviati, sono tutti online e ben organizzati nello stesso posto. Inoltre, ci sono i sistemi di tag che danno la possibilità di eseguire più metodi di organizzazione contemporaneamente come un raggruppamento per fornitori e un raggruppamento per prodotti; i filtri sono altrettanto utili perché permettono di cercare rapidamente un documento specifico. Un’attività che richiede fino a diversi minuti viene ora eseguita in pochi secondi.
2. Utilizzando il software documental si ha la possibilità di condividere e lavorare contemporaneamente ad altri colleghi sullo stesso documento. L’accesso è consentito anche da posizioni o fonti diverse, e i documenti possono essere visualizzati insieme a note e commenti. Il sistema digitale archivia automaticamente la variante precedente e mostra solo la versione più recente, in modo tale da essere sempre sicuro di possedere questo modo i dati giusti, pronti per essere condivisi in qualsiasi momento, prevenendo eventuali errori.
3. Il sistema di gestione dei documenti ti offre la possibilità di fissare delle scadenze e ti ricorda automaticamente quando devi richiedere la versione più recente di un documento; ti aiuta quindi a risparmiare tempo ed essere sempre pronto per un’eventuale revisione.
4. Se devi gestire differenti società esterne avrai una varietà di documenti, con diversi formati, lingue e layout; l’uso di un DMS permette di mantenere una certa coerenza nel sistema, impostando personalmente i modelli da condividere con i partner commerciali, oltre che formati leggibili da tutti i dispositivi (ad esempio PDF).
5. La sicurezza è fondamentale quando si parla di conservare dei documenti, poiché all’interno ci possono essere dati sensibili che colleghi o intrusi non dovrebbero vedere. Con i sistemi di gestione dei documenti ogni utente ha accesso ai dati e ai documenti di cui ha bisogno, ma è l’amministrazione che può sempre decidere se il documento può essere visualizzato, modificato o non visto da questo utente. Corrisponde a un controllo degli accessi basato sui ruoli, chiamato RBAC. Inoltre, i sistemi di tracciamento consentono all’amministratore di vedere la cronologia completa di ogni dato e documento, scoprendo che tipo di variazioni sono state apportate.
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6. La maggior parte dei sistemi di gestione documentale può essere integrato con i software aziendali esistenti grazie ad un’API. Con quest’ottima integrazione tutti i documenti e i dati verranno inviati automaticamente al DMS, facendoti risparmiare tempo e fatica.
7. I documenti cartacei possono avere grossi difetti: occupare molto spazio e purtroppo possono essere distrutti da incendi o allagamenti. Possedere la gestione dei documenti digitali ti offre invece un backup dei dati, per evitare di perdere documenti ed essere pronto a lavorare anche negli scenari peggiori. Più spazio libero in ufficio, che potrà essere utilizzato per i dipendenti, e meno spreco di carta riducendo l’impatto ambientale.
Ricorda che gli strumenti con cui scegli di lavorare sono ancora la chiave per ottenere i migliori risultati, e in questo caso DMS ti consente di lavorare in modo più efficiente e ti aiuta a migliorare la qualità della tua produzione.
